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Mailarchivierung

Die E-Mail stellt für die meisten Unternehmen nicht nur das wichtigste Kommunikationsmedium, sondern auch eine der wertvollsten Informationsressourcen dar. 

Die Aufbewahrungsfristen für Deutschland ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB)  und der Abgabenordnung (§ 147 AO). Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von E-Mails liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen zivilrechtliche und strafrechtliche Konsequenzen.

Das Bundesfinanzministerium hat am 14.11.2014 das Schreiben zu den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)‘‘ veröffentlicht. Grundsätzlich müssen alle relevanten E-Mails und deren Dateianhänge vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. Weiterhin müssen die Daten maschinell auswertbar sein. Eine alleinige Aufzeichnung auf Mikrofilm oder Papier ist nicht ausreichend.

Neben den rechtlichen Aspekten bieten sich auch technische Vorteile bei dem Einsatz einer E-Mail-Archivierung. So kann automatisiert der Mailserver von alten Mails entlastet werden. Auch die in der Verantwortung des Benutzers liegende, und durch den Administrator nicht steuer- und nachvollziehbare Archivierung von E-Mails in die sogenannten lokalen PST-Dateien entfällt. 

Die Erdenreich Datentechnik GmbH unterstützt Sie bei

  • Konzeption
  • Implementierung
  • Betrieb

einer rechtskonformen und revisionssicheren E-Mail-Archivierungslösung.

Den Leitfaden zur E-Mail-Archivierung in Deutschland finden Sie hier.